Freigabe- und Genehmigungsprozesse
Geführte Freigaben mit Vertretungsregelung, Fristen, Eskalation und vollständigem Verlauf. Niemand muss mehr nachfragen, wo ein Vorgang liegt.
Wir automatisieren die Prozesse, die Ihre Mitarbeitenden täglich Zeit kosten: Freigaben, Datentransfers, Benachrichtigungen und wiederkehrende Aufgaben. Zuverlässig, überwacht und nachvollziehbar.
Von einem einzelnen Ablauf bis zu einer vernetzten Prozesslandschaft über mehrere Systeme hinweg.
Power Automate verbindet Systeme und führt Aufgaben aus, ohne dass jemand sie ausführt. Der Nutzen entsteht nicht durch den Ablauf allein, sondern durch den Prozess, den er ersetzt.
Ein Ablauf startet durch ein Ereignis: ein Formular wird abgeschickt, eine Datei erscheint, ein Datensatz ändert sich. Danach führt er Schritte aus, die vorher jemand von Hand gemacht hat.
Entscheidend ist die Auswahl: Nicht jede Aufgabe lohnt sich zu automatisieren. Wir prüfen, wo der Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen steht und wo eine bessere Prozessgestaltung mehr bringt als Automatisierung.
Power Apps
Anwendungen lösen Abläufe aus und zeigen Ergebnisse
Dataverse
Daten und Status, auf die Abläufe zugreifen
Power BI
Auswertung der automatisierten Vorgänge
Microsoft 365
Outlook, Teams, SharePoint und Genehmigungen
Starten durch ein Ereignis und reagieren sofort.
Laufen zu festen Zeiten, etwa für Berichte und Prüfungen.
Für Systeme ohne Schnittstelle, die trotzdem bedient werden müssen.
Diese Muster begegnen uns in fast jedem Projekt. Sie sind selten spektakulär, kosten aber jede Woche Stunden.
Anfragen verschwinden im Postfach, Erinnerungen werden manuell verschickt, und niemand weiss, wie viele Vorgänge gerade offen sind.
Jemand exportiert wöchentlich eine Datei und importiert sie in ein anderes System. Bei Krankheit oder Urlaub steht der Prozess.
Prüfungen und Vertragsfristen werden erst bemerkt, wenn sie überschritten sind und jemand nachfragt.
Onboarding-Checklisten, Berichtserstellung und wiederkehrende Benachrichtigungen werden jedes Mal neu zusammengestellt.
Dieselbe Zahl wird mehrfach eingegeben. Irgendwann weicht sie ab, und die Ursache ist kaum nachzuvollziehen.
Wie viele Vorgänge laufen gerade, welche sind überfällig, wo hängt es? Diese Fragen lassen sich nicht ohne Nachfragen beantworten.
Wenn ein Prozess unnötige Schritte hat, automatisiert man diese Schritte mit. Wir sehen uns den Ablauf deshalb vor der Umsetzung an und vereinfachen, wo es sinnvoll ist. Erst dann lohnt sich die Automatisierung wirklich.
Von der einzelnen Freigabe bis zur durchgängigen Prozesskette über mehrere Systeme.
Geführte Freigaben mit Vertretungsregelung, Fristen, Eskalation und vollständigem Verlauf. Niemand muss mehr nachfragen, wo ein Vorgang liegt.
Daten zwischen ERP, CRM, SharePoint und Fachanwendungen übertragen, mit Prüfung, Fehlerbehandlung und Wiederholung bei Ausfällen.
Verträge, Angebote, Zertifikate und Protokolle automatisch aus Vorlagen befüllen und am richtigen Ort ablegen.
Fristen, Prüfintervalle und Vertragsabläufe überwachen und die zuständige Person rechtzeitig informieren, statt danach.
Konten, Zugriffe, Ausstattung und Checklisten in der richtigen Reihenfolge, mit Nachweis für jede Aufgabe.
Wenn ein System keine API hat, automatisieren wir die Bedienung kontrolliert, statt sie dauerhaft manuell auszuführen. Das ist die letzte Option, nicht die erste.
Diese Abläufe setzen wir regelmässig um, jeweils angepasst an den tatsächlichen Prozess.
Rechnungen werden erfasst, gegen Bestellungen geprüft, zur Freigabe weitergeleitet und im System verbucht, ohne manuelles Sortieren.
Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Onboarding laufen über einen Ablauf statt über Formulare in E-Mail-Anhängen.
Unterschreitet ein Artikel den Meldebestand, entsteht automatisch eine Bestellanfrage mit den richtigen Lieferantendaten.
Anfragen aus dem Webformular landen im CRM, lösen eine Prüfung aus und erzeugen ein Angebotsdokument aus der Vorlage.
Prüfungen werden terminiert, Ergebnisse erfasst und Abweichungen mit Korrekturmassnahme und Frist weiterverfolgt.
Berichte werden zum Monatsanfang erzeugt, an die definierten Empfänger verteilt und im Archiv abgelegt.
Ein Ablauf, der Daten zwischen Systemen bewegt, hat weitreichende Rechte. Ohne Governance entsteht daraus ein Risiko, das niemand mehr überblickt.
Jeder Ablauf erhält nur die Berechtigungen, die er tatsächlich benötigt.
Abläufe werden versioniert und über Umgebungen transportiert, statt direkt in Produktion bearbeitet.
Fehlgeschlagene Läufe fallen auf, bevor der Fachbereich sie bemerkt.
Für jeden Vorgang ist dokumentiert, wer wann was ausgelöst hat.
Abläufe verbrauchen Lizenzen und Kapazität. Wir planen das mit, statt es zu übersehen.
Viele Automatisierungen scheitern nicht beim ersten Start, sondern nach drei Monaten, wenn eine Schnittstelle sich ändert oder ein Zuständiger wechselt.
Wir bauen deshalb mit Fehlerbehandlung, Benachrichtigung und Dokumentation, und wir übergeben mit dem Wissen, das zum Weiterbetrieb nötig ist.
Manchmal ja. Wenn eine Aufgabe täglich zehn Minuten kostet, sind das über 40 Stunden im Jahr. Wir rechnen das gemeinsam durch, bevor wir bauen, und sagen auch, wenn es sich nicht lohnt.
Von der Analyse bis zum überwachten Betrieb. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis, auf das der nächste aufbaut.
Den Ablauf mit den Beteiligten durchgehen und Engpässe identifizieren.
Unnötige Schritte entfernen, bevor sie automatisiert werden.
Der Ablauf mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Nutzen kommt zuerst.
Bau des Ablaufs mit Fehlerbehandlung und Testfällen.
Nicht nur der Idealfall, sondern auch Sonderfälle und Ausfälle.
Kurze Einweisung, damit das Team den Ablauf versteht und nutzt.
Benachrichtigung bei Ausfällen und regelmässige Kontrolle der Läufe.
Weitere Prozesse anschliessen und bestehende Abläufe aktuell halten.
Ein einzelner Ablauf ist oft in einer bis drei Wochen produktiv. Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, planen wir entsprechend mehr Zeit ein und sagen das früh.
Fragen, die uns in Gesprächen über Automatisierung am häufigsten gestellt werden.
Die meisten Automatisierungen funktionieren am besten zusammen mit einer Anwendung, die Daten liefert, und einem Bericht, der den Nutzen sichtbar macht.
Die Oberfläche, die den Ablauf auslöst und Ergebnisse zeigt.
Messen, wie viel Zeit die Automatisierung tatsächlich spart.
Belastbare Verbindungen zwischen ERP, CRM und Fachsystemen.
Kontrolle über Rechte, Umgebungen und Kapazität.
Prozesse verbessern, bevor sie automatisiert werden.
Laufender Betrieb und Weiterentwicklung Ihrer Abläufe.
Nennen Sie uns den Ablauf, der Ihr Team am häufigsten beschäftigt, die beteiligten Systeme und wer daran arbeitet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung lohnt und was ein sinnvoller erster Schritt wäre.
Das erste Gespräch dient der Orientierung. Wenn wir der Meinung sind, dass eine bessere Prozessgestaltung mehr bringt als Automatisierung, sagen wir das.